Membuat Database Perusahaan Meliputi Tabel,Queries,Form,Report dan Switchboard

Untuk membuat sebuah Website tentunya membutuhkan Database sebagai salah satu sistem yang digunakan untuk menyimpan informasi dan kemudian dapat diakses melalui website. Penggunaan Database dalam sebuah perusahaan merupakan salah satu hal yang wajib untuk pendukung kegiatan-kegiatan yang ada didalam perusahaan. Database merupakan suatu kumpulan data yang mudah diakses.

Di Postingan Sebelumnya Saya membahas mengenai Program menggunakan Java NetBean. Pada kesempatan kali ini saya akan sedikit membahas tentang Database sebuah Perusahaan .
Saya ingin membuat database berisi Tabel, Querry (relasi), Form, Report dan Switchboard. Tentunya saya masih menggunakan perintah-perintah yang mudah dimengerti untuk pemula(seperti saya) dan masih membutuhkan bimbingan dari para mastah tentunya... 😃😃

Cara membuat file Database , saya menggunakan Ms Acces 2007. Setelah masuk di Database selanjutnya akan muncul seperti gambar dibawah ini. Isi file name/ nama file sesuai kebutuhan - Create-Save pada colom table-lalu desain tabel .

Pada Tabel pertama , Saya akan menampilkan Tabel Penerjemah yang berisi Data diri Penerjemah / Translator.

Klik Design View dan akan muncul tampilan dibawah ini

Pada Id Penerjemah saya jadikan Primary key agar field / data utama dari suatu tabel tidak bisa diisi dengan data yang sama dan juga menjadi data yang berfungsi untuk mengurutkan data pada tabel lainnya.

Lalu pada tabel kedua saya akan menampilkan Tabel Gaji Penerjemah, dalam tabel tersebut saya tidak menampilkan nominal Gaji.Dikarenakan Penerjemah tidak memiliki Gaji tetap seperti pegawai-pegawai lainnya. Mereka ditentukan dari Rate masing-masing.

Tabel ketiga akan menampilkan data - data beberapa Client

Setelah berhasil dengan tabel-tabel diatas ,buatlah Queries/Relasi penggabungan antara tabel-tabel diatas. Dalam kasus ini saya membuat 2 Queries , Queries Payroll digunakan untuk Data Gaji Penerjemah dan Queries Client berisi tentang Data jumlah yang harus dibayarkan Client kepada perusahaan sebagai tempat penyedia Jasa Penerjemah. Untuk membuat Queries caranya ada di Create - Queries Desaign- lalu pilih tabel yang akan direlasikan(salah satu tabelnya harus berisi Primary key)-Setelah itu pilih field mana saja yang akan ditampilkan di Queries. Pada Queries terdapat rumus - rumus Logika dan Aritmatika untuk menampilkan field baru / menghitung field.

Saya menggunakan Rumus Basic Rate: IIf([Rate]=1,"350000",IIf([Rate]=2,"450000",IIf([Rate]=3,"500000",IIf([Rate]=4,"600000")))) untuk menampilkan nominal Basic Rate for Translation. Selain itu saya juga menggunakan rumus Total Tagihan: [Jumlah Hari]*[Basic Rate] untuk total tagihan. Berikut Datasheet view nya

Pada Queries kedua pun saya akan mencoba menampilkan data dengan menggunakan Perintah - perintah DML(Data Manipulation Language) Select, Insert, Delete dan Update. Namun saya hanya akan mencoba beberapa perintah saja. Saya akan mencoba perintah Select untuk menampilkan field Nama , Bahasa dan umur yang lebih dari 25tahun pada tabel Penerjemah.

SELECT Nama,Bahasa,Umur
FROM Penerjemah
WHERE Bahasa='Inggris' AND Umur>25

hasil runningnya sebagai berikut

Setelah selesai pada Queries diatas , selanjutnya saya akan membuat Form dari Data-data yang sudah ditampilkan pada Tabel dan Queries. Form pertama saya buat dengan data Tabel Penerjemah, didalam Form tersebut saya tambahkan beberapa Button untuk mempermudah pencarian dan input data.

Button yang saya gunakan ada ADD yang berfungsi menambah data , Save untuk menyimpan , Print untuk Print Current Form dan Ada Exit untuk menutup form. Saya juga membuat Form Quotation / Penawaran untuk Client. Berikut penampakanya, 

Dalam Form Penawaran ini saya buatkan untuk lebih mudah membuatkan surat penawaran client dengan  Input Nomor penawaran , Nama Perusahaan serta tanggal kerja Penerjemah. Selanjutnya Admin tinggal input ID penerjemah yang akan ditugaskan lalu akan muncul Data diri Beserta Rate Penerjemah. Input jumlah hari untuk menampilkan Total tagihan. 

Langkah selanjutnya membuat Report Data dari Queries.Report merupakan Sistem pelaporan yang hendak digunakan untuk menampilkan hasil dari sebuah analisis data.

Karna diatas saya menggunakan 2 Queries maka Reportnya juga saya buatkan 2. Yang pertama Report Data Client yang berisi jumlah Invoice / Tagihan untuk client.

Saya membuat Report ini dengan cara Create - Pilih Report Wizard lalu ikuti step-stepnya.Dalam Report ini menampilkan Data-Data Surat penawaran yang sudah di Email kepada Client untuk di lakukan Cross Check oleh tim Invoicing jika memang sudah jatuh tempo maka akan dilakukan penagihan By phone. Lalu di Report selanjutnya saya buatkan Report Data Payment

Dalam Report ini menampilkan jumlah Gaji total Penerjemah yang harus dibayarkan perusahaan untuk Pegawainya. Step terakhir kita membuat Switchboard merupakan pembuatan menu program berupa button menu untuk memudahkan pengaksesan database. Di switchboard kita bisa menggabungkan Queri, Form dan Report dalam satu tampilan menu Utama.

Switchboard ini saya buat untuk mengakses Form Penerjemah, Form Penawaran, Report Payroll dan Report Data Client, lalu Exit untuk keluar dari Switchboard. 

Berikut pembahasan mengenai Tabel, Queries, Form, Report dan Switchboard.Jika dalam pembahasan diatas ada yang perlu di sharing ke saya bisa live chat di Blog ini. Karena saya masih sangat membutuhkan bimbingan dan saran untuk membangun diri saya menjadi lebih baik lagi. 

Suatu saat ketika saya merasa kurang beruntung dari pada orang lain, disaat itu lah saya harus lebih banyak bersyukur karna sudah diberi kehidupan oleh ALLAH SWT untuk mengejar cita-cita dan membahagiakan orang tua.

"TRUST THE TIMING OF EVERYTHING. JUST BECAUSE IT'S NOT HAPPENING RIGHT NOW DOESN'T MEAN IT NEVER WILL." 

"DON'T LET ANYONE RUSH YOU WITH THEIR TIMELINES." Jay Shetty

\